Nesta quarta-feira (11/02) será realizada a sensibilização do público interno sobre a importância do envolvimento de todos os servidores no trabalho de mapeamento e redesenho dos principais processos de controle externo, uma das ações prioritárias previstas no Plano Estratégico 2008-2011 que serão executadas com recursos do Programa de Modernização do Controle Externo de Estados, Distrito Federal e Municípios Brasileiros (Promoex). Às 17 horas, no auditório do Tribunal de Contas, equipe da Fundação Getúlio Vargas (FGV), vencedora do processo licitatório para prestação dos serviços de consultoria, apresentará o Plano de Ação do trabalho. Esta atividade terá como público-alvo conselheiros, auditores, procuradores e servidores. 
     Tal apresentação acontecerá antes do início efetivo do treinamento para a identificação e o mapeamento dos processos (quadro 1). Na oportunidade, serão repassadas as linhas gerais do projeto e destacados os benefícios, as expectativas e as contribuições esperadas. Cabe registrar que, na terça-feira (10/02), equipe da FGV se apresentará ao Tribunal.
     Esta é apenas a primeira fase do trabalho que prevê a realização de outras cinco etapas: identificação e mapeamento de macroprocessos e dos processos finalísticos, sugestão de melhoria dos atuais processos de trabalho, definição da nova estrutura organizacional, elaboração de manuais de serviços e roteiros de fiscalizações e implantação dos novos processos organizacionais (quadro 2). A previsão é de que os trabalhos estejam concluídos até o fim deste ano.
     Com o redesenho, o TCE espera racionalizar os principais processos de controle externo e, conseqüentemente, reduzir o tempo de análise e o julgamento das matérias. “Tudo para que o Tribunal de Contas atue de forma seletiva e aprimore os processos de controle externo”, enfatizou o presidente José Carlos Pacheco.

Equipe e metodologia de trabalho
     Além da equipe da Fundação Getúlio Vargas — composta por oito consultores, entre eles o coordenador do Projeto José Bento Carlos Amaral Junior, e de dois assistentes —, o trabalho de mapeamento e de redesenho contará com o apoio de servidores da Corte catarinense, visando, especialmente, o repasse de informações essenciais ao mapeamento dos processos.  
     Os trabalhos serão desenvolvidos, simultaneamente, na FGV e na sede do Tribunal. Nos dias 17 e 18 de fevereiro, serão realizados treinamentos para repasse de metodologia. Ao longo do projeto, serão desenvolvidas oficinas e constituído um ambiente apropriado e regular necessário à elaboração e desenvolvimento dos trabalhos.
     De acordo com o projeto, serão mapeados 14 processos de controle externo (quadro 3) para apresentação de propostas de redesenhos. Segundo o Plano de Ação da FGV, a metodologia do trabalho apóia-se no conceito de gerenciamento de processos empresariais, visando à melhoria das práticas cotidianas.

Fases
     Para a identificação dos macroprocessos — a primeira fase de execução do projeto junto com a sensibilização dos servidores — serão utilizados Métodos & Técnicas baseados no modelo SIPOC — supplier, input, process, output, consumer — servindo-se de levantamento e análise de documentos, oficinas de trabalho para apresentação e discussão das propostas (alinhamento entre processos e estrutura organizacional), identificação das áreas e das pessoas-chave para entrevistas futuras (mapeamento).
     Na segunda fase, as atividades prevêem o mapeamento e a validação dos atuais processos e das atividades finalísticas do TCE e a apresentação de descrição, entradas e respectivos fornecedores, saídas e respectivos clientes, fluxogramas, indicadores e meios de verificação.
     A sugestão de melhoria dos atuais processos será a terceira fase do trabalho. Nessa etapa, os consultores irão identificar nos principais processos a possibilidade de eliminação de retrabalho, perda de qualidade nas saídas, atividades desnecessárias ou pouco relevantes para alcance dos objetivos estratégicos e da missão do Tribunal, atrasos, acúmulos de serviços, altos custos, qualidade deficiente, entre outros pontos fracos. A análise também vai permitir a apresentação de sugestões de melhorias dos atuais processos de trabalho, de forma que estes possam melhor contribuir para o alcance dos objetivos definidos no Plano Estratégico do TCE e da missão da Instituição, privilegiando a utilização de tecnologia de informação, a redução do uso de papéis, o aumento de produtividade, a diminuição de custos e os aspectos inerentes à integração, controle e padronização de processos.
     Ainda nessa terceira fase, os consultores deverão identificar as atividades que não agregam valor na cadeia de cada processo; avaliar a possibilidade de inclusão de novos processos de trabalho; documentar os processos redesenhados; estabelecer sistemas de medição e de apuração de desempenho; e elaborar sistema de classificação de processos, para hierarquização de prioridades e complexidade.
     A quarta fase prevê a definição da nova estrutura organizacional da área fim do Tribunal e o respectivo organograma, com base nos processos redesenhados. Também será elaborada estratégia para o gerenciamento da mudança e desenvolvido um plano para implantação da nova estrutura e dos processos de trabalho analisados.
     De acordo com o Plano de Ação, serão elaborados manuais de serviços e roteiros de fiscalizações. Nessa quinta fase, serão preparados e realizados treinamentos da equipe indicada pela Unidade de Execução Local do Promoex sobre as técnicas e normas; definidas e apresentadas as diretrizes e estrutura do manual e do roteiro. A metodologia será respaldada pela participação e interação entre as equipes.
     Já a sexta e última fase prevê a implantação dos novos processos organizacionais. Os consultores irão preparar e conduzir treinamentos para a formação de multiplicadores internos — aproximadamente 30 servidores —, com o objetivo de capacitá-los para os novos processos de trabalho, além de realizar e acompanhar a implantação da nova estrutura e dos novos métodos de trabalho. Em todas as etapas, os servidores deverão participar de atividades de apoio.
  
Quadro 1: Primeiras atividades

- Apresentação da equipe da FGV ao TCE: dia 10 de fevereiro
- Sensibilização: dia 11 de fevereiro, às 17 horas
- Treinamento: dias 17 e 18 de fevereiro

Quadro 2: Fases do Projeto

1. Sensibilização dos servidores e identificação dos macroprocessos
- Apresentação do projeto aos servidores no dia 11 de fevereiro, na sede do Tribunal.
- Realização de treinamento nos dias 17 e 18 de fevereiro.

2. Identificação e mapeamento dos processos finalísticos 
- Mapeamento e validação dos atuais processos e atividades finalísticas do TCE.
- Apresentação de descrição, entradas e respectivos fornecedores, saídas e respectivos clientes, fluxogramas, indicadores e meios de verificação.

3. Sugestão de melhoria dos atuais processos 
- Identificar nos principais processos a possibilidade de eliminação de retrabalho, perda de qualidade nas saídas, atividades desnecessárias ou pouco relevantes para alcance dos objetivos estratégicos e da missão do Tribunal, atrasos, acúmulos de serviços, altos custos, qualidade deficiente, entre outros pontos fracos.
- Apresentar sugestões de melhorias dos atuais processos de trabalho.
- Identificar as atividades que não agregam valor na cadeia de cada processo.
- Avaliar a possibilidade de inclusão de novos processos de trabalho.
- Documentar os processos redesenhados.
- Estabelecer sistemas de medição e de apuração de desempenho.
- Elaborar sistema de classificação de processos.

4. Definição da nova estrutura organizacional 
- Definir a nova estrutura organizacional da área fim do Tribunal.
- Definir o respectivo organograma, com base nos processos redesenhados.
- Elaborar a estratégia para o gerenciamento da mudança.
- Desenvolver um plano para implantação da nova estrutura e dos processos de trabalho analisados.

5. Elaboração de manuais de serviços e roteiros de fiscalizações 
- Preparar e realizar treinamentos da equipe indicada pela Unidade de Execução Local do Promoex sobre as técnicas e normas.
- Definir e apresentar as diretrizes e estrutura do manual e do roteiro.

6. Implantação dos novos processos organizacionais 
- Preparar e conduzir treinamentos para a formação de multiplicadores internos.
- Realizar e acompanhar a implantação da nova estrutura e dos novos métodos de trabalho.

Quadro 3: Processos de controle externo a serem mapeados e resenhados
1. instrução e apreciação de contas anuais do Estado, prestadas pelo governador;
2. instrução e apreciação de contas anuais dos municípios, prestadas pelos prefeitos;
3. instrução e apreciação de denúncias e representações;
4. instrução e apreciação de exame prévio de editais de licitação;
5. instrução e apreciação para fins de registro de atos de aposentadoria, reforma transferência para a reserva e pensões e de admissão de pessoal;
6. instrução e apreciação da fiscalização de atos e contratos administrativos;
7. instrução e apreciação da fiscalização de órgãos e entidades jurisdicionadas ao TCE, por meio de auditoria, inspeção ou outras formas;
8. instrução e apreciação de pedidos da Assembléia Legislativa;
9. instrução e julgamento de contas anuais de unidades gestoras;
10. instrução e julgamento de agentes públicos responsáveis por dinheiros, bens e valores públicos;
11. instrução e julgamento de tomada de contas especial;
12. instrução e julgamento de prestação de contas de recursos repassados pelo Poder Público estadual e municipal a pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, a qualquer título e por qualquer meio;
13. instrução e julgamento de recursos;
14. instrução e decisão sobre consultas.