A equipe que trabalha no projeto de redesenho dos principais processos de controle externo do Tribunal de Contas Catarinense concluiu, nesta quarta-feira (03/06), o levantamento de como tramitam, efetivamente, essas matérias, dentre elas as que tratam das contas anuais do governo do Estado e dos municípios, de denúncias e de registro de atos de aposentadoria. A idéia dessa segunda fase do projeto foi a de mapear todas as atividades desenvolvidas durante a tramitação, desde aquelas normatizadas até as informais. “Não podíamos redesenhar algo que não estava desenhado”, explica a servidora Simone Cunha de Farias, coordenadora executiva do projeto, sobre a importância do mapeamento. Ela informa que para a conclusão da segunda fase falta apenas a entrega de relatório com os processos mapeados, pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), vencedora do processo licitatório para prestação de serviços de consultoria.
     Para o desenvolvimento dessa etapa dos trabalhos foi essencial a participação de servidores de todas as unidades envolvidas com as atividades relativas aos processos mapeados (SEG, DMU, DCE, DAE, DLC, DAP, COG, gabinetes de conselheiros e auditores substitutos de conselheiros e Ministério Público junto ao TCE/SC). “O sucesso do projeto depende do engajamento de todos da Casa”, reforça o auditor substituto de conselheiro Adircélio de Moraes Ferreira Junior, que supervisiona os trabalhos, junto com outro auditor, Gerson dos Santos Sicca.
     Inicialmente foi feita uma série de entrevistas para buscar uma visão sistêmica do TCE/SC, visando identificar as atividades executadas em cada um dos processos, verificar diferenças entre as normas existentes e os procedimentos executados, a ocorrência de retrabalho e de atividades desnecessárias.
     Posteriormente, durante oficinas de trabalho, os servidores que participaram das entrevistas – escolhidos dentre aqueles que conheciam os processos mapeados –, juntamente com os respectivos diretores, outros servidores das diretorias, representantes dos gabinetes e da secretaria geral, validaram o fluxograma com o detalhamento das atividades relativas aos processos.
     O trabalho de redesenho está sendo coordenado pela FGV, com o apoio dos servidores Adriana Luz, Moacir Bandeira Ribeiro e Simone de Farias. O objetivo principal do projeto é reduzir o tempo de análise e julgamento das matérias, proporcionando uma resposta mais rápida à sociedade.
     A próxima fase prevê a coleta de sugestões dos servidores para melhorias dos processos. Durante a validação do fluxograma, no entanto, já foram obtidas algumas informações sobre pontos de melhorias, que serão complementadas na terceira fase dos trabalhos.
     A implantação dos novos procedimentos organizacionais será feita após um treinamento que deverá ser realizado com cerca de 30 servidores, com o objetivo de capacitá-los para os novos processos de trabalho. Antes, porém, está prevista, para o segundo semestre, a avaliação da estrutura organizacional da área de controle externo, considerando os processos redesenhados, e a elaboração de manuais para padronização e disseminação dos processos de trabalho do TCE/SC.
     A previsão é que o projeto de redesenho seja concluído até o fim de 2009 e que os novos procedimentos comecem a ser adotados já em 2010.

Projeto Nacional
     O redesenho dos procedimentos de controle externo é um dos subcomponentes do Promoex (Programa de Modernização do Controle Externo de Estados, Distrito Federal e Municípios Brasileiros), que deve ser executado por todos os tribunais de contas que aderiram ao Programa – um total de 30. Em 2002, a Fundação Instituto de Administração, da Universidade de São Paulo (FIA/USP), fez um diagnóstico sobre os trabalhos dos tribunais de contas e recomendou a revisão dos procedimentos de controle externo.
     O projeto de redenho é também uma das ações prioritárias do Plano Estratégico 2008-2011 e será executado com recursos do Promoex. O programa é co-financiado com recursos do Banco Interamericano de Desenvolvimento e coordenado pela Associação dos Membros dos Tribunais de Contas do Brasil, pelo Instituto Rui Barbosa – associação civil dos tribunais de contas do país – e a Secretaria de Gestão do Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão.

Histórico dos trabalhos
02 a 10/02 – elaboração, discussão e aprovação do Plano de Ação
11/02 – palestra de sensibilização dos servidores, com apresentação do projeto
17 e 18/02 – capacitação de servidores para mapeamento de processos
19/02 a 16/03 – identificação dos macroprocessos (atividades estratégicas de extrema importância para o entendimento do funcionamento da instituição; respondem por um resultado específico e têm perfeitamente definidos, e sob sua gestão, os objetivos a serem atendidos e os meios necessários para a obtenção dos resultados)
20/03 a 03/06 – mapeamento dos processos finalísticos (de controle externo) do Tribunal