As providências para o recolhimento e eliminação de processos e documentos com prazos de guarda já exauridos, em 2009, foram apresentadas e discutidas em duas reuniões nesta semana.
     O secretário geral do Tribunal de Contas do Estado, Francisco Luiz Ferreira Filho, solicitou que os diretores façam o levantamento do material a ser descartado nas respectivas áreas e encaminhem memorandos, até o dia 14.5 (sexta-feira), à Comissão de Avaliação e Controle Documental (CACD) (quadro 1), presidida pela servidora Valéria Gouvea Ghanem. A CACD é a responsável pela autorização de descarte, com base na Tabela de Temporalidade Documental (TTD) (quadro 2) instituída pela Resolução N. TC-15/2004.
     No memorando, as Unidades do TCE deverão relacionar a espécie — ofícios, memorandos, diligências e afins — dos documentos destinados à eliminação e o período a que se referem, quer sejam produzidos ou recebidos pelo Órgão.
     Na manhã da quinta-feira (29.4), a reunião ocorreu na diretoria geral de controle externo (DGCE), e participaram os diretores Carlos Tramontin (DGCE), Francisco Luiz Ferreira Filho (SEG) —coordenador da atividade—, Elóia Rosa da Silva (COG), Geraldo José Gomes (DMU), Edison Stieven (DLC), Evândio Souza (DCE) e Kliwer Schmitt (DAE).
     Nesta sexta-feira (30.4), na sala de reuniões da presidência, compareceram os diretores Wilson Dotta (DGPA), José Roberto Queiroz (DAF), Adriana Martins de Oliveira (DIN), Luiz Alberto Gonçalves (DPE) e João Luiz Gattringer (ICON), além dos servidores Valéria Gouvêa Ghanem (Biblioteca), Isabela Portella (ACOM), Valdelei Rouver (DIPU), Marcelo Santos (DIN) e Sandra Gentil (DISO)
     O passo seguinte, explicou Francisco Ferreira, é entrar em contato com a empresa SÓ PAPEL – Comércio de Materiais Recicláveis Ltda, encarregada de retirar o material em data a ser definida no mês de junho. Como no ano passado, o descarte será procedido com a supervisão da secretaria geral (quadro 3).
Outra reunião será agendada para a próxima semana com representantes dos gabinetes de conselheiros e de auditores.

A implantação da Tabela de Temporalidade
Os estudos para a definição de uma política de gestão documental, com suporte a implantação da Tabela de Temporalidade Documental (TTD), no Tribunal de Contas, iniciaram em 2003, a partir da adoção do método funcional que classificou os documentos com base em nove funções principais do Órgão. Na época, uma comissão foi criada para elaborar a proposta de implantação da TTD no Órgão. A primeira fase do trabalho foi concluída com a aprovação da Resolução N. TC-15/2004 (PNO 04506250790), em 15/12/04. O relator do processo foi o conselheiro José Carlos Pacheco.

Quadro 1: Comissão de Avaliação e Controle Documental
A atual Comissão, que é multidisciplinar e permanente, é integrada pelos servidores: Valéria Ghanem, especialista em Organização de Arquivos; Mauri Pereira Jr, da Diretoria de Controle da Administração Estadual; Ivo Possamai e Adriano Rank, do Gabinete do Conselheiro Luiz Roberto Herbst; e Mariza Aparecida Silva dos Santos, da Diretoria de Controle dos Municípios.

Quadro 2: Tabela de Temporalidade Documental
Tabela de Temporalidade Documental é um instrumento arquivístico que define os prazos de guarda e a destinação dos documentos que compõem o acervo da instituição, com o objetivo de garantir e facilitar o acesso à informação, preservar o patrimônio documental, liberar espaços físicos e propiciar a interação e integração dos diversos setores responsáveis pela custódia de documentos.

Quadro 3: Como deve ser feito
Todo o descarte deve ser aprovado pela Comissão de Avaliação de Documentos e Arquivo Comissão de Avaliação e Controle Documental (CACD), que foi criada em agosto de 2006 com o objetivo de acompanhar e propor medidas necessárias à efetiva implementação da Tabela de Temporalidade Documental (TTD). O trabalho da Comissão será constante, pois é necessário atualizar a TTD para registrar as possíveis supressões ou criações de novos documentos, assim como, alterações na estrutura administrativa e o enquadramento de novas funções no Tribunal.