A Secretaria Geral (SEG) já definiu o cronograma para o descarte de processos e documentos, com prazos de guarda exauridos em 2009, e eliminação de papéis não subordinados às normas da Tabela de Temporalidade Documental (TTD) aprovada pelo Tribunal de Contas do Estado. No dia 17 de junho (quinta-feira), a partir das 15h, as unidades do TCE deverão transportar os documentos e papéis a serem eliminados até o hall próximo ao Departamento de Infraestrutura, localizado atrás do Plenário.  A coleta do material, pela empresa Só Papel, será realizada, a partir da 9h, no dia 18 de junho, informa a SEG, em e.mail encaminhado a todas as unidades do Tribunal, nesta quarta-feira (9/6).
     O secretário geral, Francisco Luiz Ferrreira Filho, ainda lembra que só poderão ser descartados processos e documentos com prazos de guarda exauridos em 2009, “devidamente avalizados pela Comissão de Temporalidade”, além de papéis não sujeitos aos procedimentos definidos pela TTD.
Para sanar dúvidas e dar esclarecimentos sobre o descarte anual, a SEG coloca à disposição dos interessados o ramal 3648.

Procedimentos
     A exemplo do ano passado, o descarte anual está sendo procedido com a supervisão da Secretaria Geral (quadro 3). As providências para o recolhimento e eliminação de processos e documentos com prazos de guarda já exauridos, em 2009, foram apresentadas e discutidas em reuniões realizadas em abril, com a participação dos titulares de unidades das áreas técnicas e administrativas. Naquelas oportunidades, o secretário Francisco Luiz Ferreira Filho solicitou que os diretores realizassem o levantamento do material a ser descartado nas respectivas áreas e encaminhassem memorandos, até o dia 14/5, à Comissão de Avaliação e Controle Documental (CACD) (quadro 1), presidida pela servidora Valéria Gouvea Ghanem. A CACD é a responsável pela autorização de descarte, com base na Tabela de Temporalidade Documental (TTD) (quadro 2) instituída pela Resolução N. TC-15/2004”.
     Nos memorandos, as unidades do TCE deveriam relacionar a espécie — ofícios, memorandos, diligências e afins — dos documentos destinados à eliminação e o período a que se referiam, sejam eles produzidos ou recebidos pelo Tribunal.
     O passo seguinte foi entrar em contato com a empresa Só Papel – Comércio de Materiais Recicláveis Ltda., encarregada de retirar o material descartado.
     Os estudos para a definição de uma política de gestão documental, com suporte a implantação da Tabela de Temporalidade Documental (TTD), no Tribunal de Contas, iniciaram em 2003, a partir da adoção do método funcional que classificou os documentos com base em nove funções principais do Órgão. Na época, uma comissão foi criada para elaborar a proposta de implantação da TTD no Órgão. A primeira fase do trabalho foi concluída com a aprovação da Resolução N. TC-15/2004 (PNO 04506250790), em 15/12/04.

Quadro 1: Comissão de Avaliação e Controle Documental
A atual Comissão, que é multidisciplinar e permanente, é integrada pelos servidores: Valéria Ghanem, especialista em Organização de Arquivos; Mauri Pereira Jr, da Diretoria de Controle da Administração Estadual; Ivo Possamai e Adriano Rank, do Gabinete do Conselheiro Luiz Roberto Herbst; e Mariza Aparecida Silva dos Santos, da Diretoria de Controle dos Municípios.

Quadro 2: Tabela de Temporalidade Documental
Tabela de Temporalidade Documental é um instrumento arquivístico que define os prazos de guarda e a destinação dos documentos que compõem o acervo da instituição, com o objetivo de garantir e facilitar o acesso à informação, preservar o patrimônio documental, liberar espaços físicos e propiciar a interação e integração dos diversos setores responsáveis pela custódia de documentos.

Quadro 3: Como deve ser feito
Todo o descarte deve ser aprovado pela Comissão de Avaliação de Documentos e Arquivo Comissão de Avaliação e Controle Documental (CACD), que foi criada em agosto de 2006 com o objetivo de acompanhar e propor medidas necessárias à efetiva implementação da Tabela de Temporalidade Documental (TTD). O trabalho da Comissão será constante, pois é necessário atualizar a TTD para registrar as possíveis supressões ou criações de novos documentos, assim como, alterações na estrutura administrativa e o enquadramento de novas funções no Tribunal.