Auditoria operacional do Tribunal de Contas de Santa Catarina constatou a falta de controle, por parte da Secretaria de Estado da Saúde, do estoque de medicamentos de alto valor unitário, destinados ao tratamento de pacientes transplantados, com problemas renais crônicos, asma grave, anemia, doenças de Gaucher, Parkinson, Alzheimer e outras, atendidos pelo Programa de Medicamentos de Dispensação Excepcional (PMDE). Até o fim de 2007, aproximadamente 36 mil pessoas estavam cadastradas, no programa, em Santa Catarina. Somente no ano passado foram gastos R$ 114.958.994,00 com aquisição de medicamentos excepcionais no Estado.
     Nesta segunda-feira (23/06), o Pleno do TCE aprovou decisão que fixa um prazo de 30 dias — a contar da publicação no Diário Oficial Eletrônico do Órgão — para que a Secretaria apresente um plano de ação, estabelecendo responsáveis, atividades e prazos para o cumprimento das 24 determinações (quadro 1) e 29 recomendações (quadro 2), essenciais para a eficácia do Programa. Além de garantir, aos beneficiários, o fornecimento contínuo e tempestivo de medicamentos e em perfeitas condições de uso, o cumprimento das determinações e recomendações irá proporcionar igualdade de tratamento e maior agilidade no atendimento aos pacientes que requerem o benefício, com atendimento a todas as exigências, e maior controle da dispensação pela Diretoria de Assistência Farmacêutica da Secretaria da Saúde. 
     Instituído pelo Ministério da Saúde, o PMDE disponibiliza medicamentos — financiados com recursos dos governos Federal e Estadual — para pacientes que não podem suportar os custos do tratamento, seja pelo alto valor unitário, seja pela cronicidade da doença. Durante a auditoria operacional (saiba mais 1), realizada entre agosto e dezembro de 2007, a equipe da Diretoria de Atividades Especiais (DAE) — formada pelos auditores fiscais de controle externo, Gláucia da Cunha, Leonir Santini, Michelle Fernanda De Conto e Roberto Silveira Fleischmann — detectou que a ausência de controle comprometia o fornecimento contínuo e tempestivo de medicamentos aos beneficiários.
     A inspeção do Tribunal de Contas tem como objetivo contribuir para o aprimoramento das ações do Programa, através do apontamento de recomendações para a realização de melhorias no atendimento aos pacientes oriundos do Sistema Único de Saúde que são usuários de medicamentos excepcionais.
     No início da sessão, foi feita uma breve apresentação dos principais achados da auditoria operacional. “Este trabalho é um exemplo do que a sociedade quer dos Tribunais de Contas: a fiscalização de programas para que sejam eficientes e atendam às necessidades da população”, enfatizou o relator do processo (AOR 07/00373373), conselheiro César Filomeno Fontes.
     De acordo com as constatações, a falta de controle de estoque começa no almoxarifado, localizado em São José — onde são armazenados os remédios —, passando pelo transporte e termina na dispensação — entrega dos medicamentos aos beneficiários do Programa.
     Os auditores verificaram distorções entre o estoque físico do almoxarifado e o estoque registrado no sistema. Para se ter uma idéia, foram apuradas diferenças no inventário de 25 de janeiro de 2007 de R$ 253.674,46 e no de 18 de maio do mesmo ano, de R$ 217.118,21. Isto levou o TCE a determinar que a Secretaria efetue, de imediato, inventário no almoxarifado para correção das irregularidades e apure as responsabilizações. “O controle efetivo dos estoques irá auxiliar na programação de aquisição de medicamentos, evitando perdas e faltas”, ressalta a área técnica do Tribunal.
     Já com relação à distribuição dos medicamentos, foi constatada a utilização de veículos inadequados — a maioria ambulância ou destinados ao transporte de passageiros. “Estes veículos não atendem à legislação sanitária, podendo alterar o estado normal dos medicamentos, torná-los inativos, nocivos à saúde ou, ainda, tornar o tratamento ineficaz”, aponta o relatório da DAE.
     A demora na entrega de medicamentos e a ausência de farmacêutico para prestar informações e esclarecimentos, foram outras irregularidades levantadas. Em 472 casos, os pacientes levavam, em média, 127 dias para receber os remédios. A área técnica do Tribunal de Contas alerta que, diante da morosidade os beneficiários poderão acionar a Justiça, o que tornará o custo de aquisição dos medicamentos muito maior para o Estado. Também foram verificados casos em que doentes eram contemplados com os remédios em um determinado mês, deixando de recebê-los por três, quatro meses consecutivos, o que provocava a interrupção do tratamento. Esta situação ocorre pela falta de remédios.
     Por outro lado, foi verificada a existência de estoque desnecessário nos municípios que efetuam a entrega dos medicamentos aos beneficiários, o que poderia atender não apenas os cadastrados, mas, também, parte dos que estavam em “fila de espera”. Até agosto de 2007, 1.353 pessoas estavam aguardando, sendo que a espera estava levando em média 64 dias — o tempo máximo era de 313 dias.
     A Diretoria de Atividades Especiais (saiba mais 2) fará o monitoramento para verificar o cumprimento das 53 ações proposta pelo TCE.Paralelamente, a Diretoria de Controle da Administração Estadual fará auditorias de regularidade nos contratos nº 884/06 e 735/04, celebrados entre a Secretaria da Saúde e a FAPEU — a auditoria constatou irregularidades na contratação de pessoal — e no Almoxarifado – Unidade São José. O objetivo é apurar possíveis prejuízos ao erário e definir responsabilizações.
     Cópias da decisão serão encaminhadas à Secretaria da Saúde, à Diretoria de Auditoria Geral da Secretaria da Fazenda, ao governador Luiz Henrique da Silveira, à Assembléia Legislativa, ao Ministério Público Estadual, ao Tribunal de Contas da União, à Controladoria-Geral da União e ao Conselho Regional de Farmácia.

Primeira auditoria 
     A auditoria operacional no Programa de Medicamentos de Dispensação Excepcional foi a primeira apreciada a partir da utilização do Painel de Referência — uma espécie de audiência pública que tem como objetivo discutir com representantes da sociedade civil organizada e de órgãos públicos a matriz de planejamento, a exemplo de procedimento já adotado pelo Tribunal de Contas da União. No caso em análise foram colhidas sugestões dos servidores do TCE, em agosto do ano passado.
     A metodologia também está sendo utilizada em auditorias operacionais que avaliam a atuação e os controles gerenciais de fiscalização ambiental de competência da Fundação do Meio Ambiente em parceria com a Guarnição Especial da Polícia Militar Ambiental (GuEspPMA) e o Serviço de Atendimento Móvel de Urgência (SAMU/SC), desenvolvido pela Secretaria de Estado da Saúde, com o apoio do Ministério da Saúde e das Secretarias Municipais de Saúde.
         
Quadro 1:Determinações
1. Deixar de processar Autorizações de Procedimento de Alta Complexidade / Custo (APAC’s) sem a correspondente dispensação dos medicamentos;
2. Deferir somente os processos de pacientes que apresentarem toda a documentação exigida na Portaria nº 2.577/2006 e demais documentos exigidos pela DIAF;
3. Deixar de utilizar pessoal contratado pela FAPEU (contratos nº 884/06 e 735/04) e FEPESE (sem contrato) na análise dos processos e passar as atividades a servidores públicos estaduais, em virtude de tratar-se de atividade típica da Administração Pública;
4. Exigir o cumprimento do prazo de entrega dos medicamentos previsto em contrato de fornecimento de medicamentos;
5. Efetuar, de imediato, inventário no Almoxarifado – Unidade São José para correção das diferenças entre o estoque físico e o sistema de estoque (SME) e apuração das responsabilizações;
6. Garantir que os veículos que transportem medicamentos estejam de acordo com a legislação vigente e legalmente autorizados pela Vigilância Sanitária;
7. Exigir que o farmacêutico responsável pelo Almoxarifado tenha responsabilidade técnica;
8. Providenciar junto à Vigilância Sanitária o licenciamento do Almoxarifado ou a certificação do cumprimento da legislação sanitária;
9. Assumir a responsabilidade pela dispensação de medicamentos excepcionais ou proceder a pactuação com os Municípios;
10. Exigir que a dispensação de medicamentos excepcionais aconteça somente em serviços de farmácia vinculados a unidades públicas designadas pelos gestores estaduais;
11. Solicitar à Vigilância Sanitária documento atestando o cumprimento da legislação sanitária nos Centros de Custo, especialmente no tocante às instalações, equipamentos, aparelhagens e responsabilidade técnica;
12 Exigir a permanência de responsável técnico em cada farmácia, durante todo o período de dispensação, com certificado de responsabilidade técnica concedido pelo Conselho Regional de Farmácia;
13. Efetuar, de imediato, a verificação dos processos deferidos nos Centros de Custo, a fim de suspender o fornecimento aos beneficiários que não estão comparecendo regularmente ao serviço de farmácia para a retirada do medicamento;
14. Exigir que os Centros de Custo enviem a renovação trimestral do Laudo de Medicamentos Excepcionais (LME) à DIAF para autorização e emissão da APAC;
15. Providenciar a inclusão do número da APAC no LME;
16. Exigir que os Centros de Custo emitam o Recibo de Medicamentos Excepcionais (RME)  somente no ato da dispensação, contendo o número da APAC emitida, os medicamentos e as quantidades dispensadas;
17. Exigir que as Regionais de Saúde possuam arquivamento do RME assinado pelo beneficiário ou seu responsável e não com a assinatura dos motoristas das Prefeituras que vão às Regionais buscar os medicamentos e levam para os Municípios, onde ocorre efetivamente a dispensação;
18. Exigir que os Centros de Custo efetuem o arquivamento de uma via dos documentos LME e RME e cópias dos exames e demais documentos autorizadores do fornecimento do medicamento em pastas separadas por beneficiário, para efeitos de auditoria;
19. Exigir que os Centros de Custo não efetuem a dispensação de medicamentos sem a liberação dos respectivos processos pelo órgão autorizador;
20. Exigir que os Centros de Custo atualizem os processos deferidos com os documentos faltantes exigidos pela Portaria nº 2.577/2006 e demais documentos exigidos pela DIAF, devidamente preenchidos e assinados por quem de direito, a saber: ficha de cadastro do paciente; requerimento; via original da prescrição médica com validade máxima de um mês e emitida por médico do SUS; LME renovado trimestralmente; cópias do documento de identidade, CPF, Cartão Nacional de Saúde, comprovante de residência com prazo não superior a três meses; original ou cópia dos resultados de exames necessários para o medicamento solicitado, conforme Protocolos Clínicos e Diretrizes Terapêuticas; e, Termo de Conhecimento e Consentimento;
21. Permitir a distribuição e o transporte de medicamentos somente a pessoas devidamente autorizadas e identificadas e que tenham treinamento específico para o transporte de medicamentos;
22. Exigir que o local das farmácias dos Centros de Custo atenda a Resolução da ANVISA, principalmente no tocante aos itens: acesso independente, sistema de ventilação, sanitários limpos e pia com água corrente, local específico para guarda dos pertences dos funcionários, equipamento de combate a incêndio, espaço suficiente para a guarda ordenada dos medicamentos, geladeiras suficientes com termômetro para registro e controle de temperatura, área separada devidamente identificada para produtos que apresentem comprovadamente irregularidade, funcionários devidamente uniformizados e identificados e placas e procedimentos escritos sobre a proibição da entrada de pessoas estranhas ao recinto das farmácias;
23. Garantir a capacitação sobre o PMDE e MEDEXP aos profissionais que atuam nos Centros de Custo;
24. Providenciar Procedimentos Operacionais Padrão (POP), por escrito, sobre o funcionamento do Programa nas farmácias dos Centros de Custo, principalmente no tocante ao arquivamento, área de estocagem, pré-análise da documentação para abertura dos processos e dispensação dos medicamentos.

Quadro 2: Recomendações
1. Utilizar o cálculo de previsão de demanda estabelecido no Plano Estadual de Assistência Farmacêutica 2006/2007, evitando a falta de medicamento que ocasiona a descontinuidade do tratamento pelo paciente;
2. Instituir indicador de desempenho para a redução gradativa da quantidade de processos em fila de espera, até sua extinção;
3. Providenciar a separação física entre as áreas de recepção, expedição, estocagem e distribuição de medicamentos no Almoxarifado – Unidade São José;
4. Providenciar uma área de “quarentena” para os medicamentos recepcionados no Almoxarifado, onde serão examinados quanto à degradação ou vencimento do medicamento, bem como área para aprovados, reprovados e aguardando inspeção, evitando que os medicamentos sejam repassados diretamente do caminhão para as prateleiras;
5. Proceder, quando da realização de inventários, a elaboração de relatórios e, na ocorrência de discrepâncias, o acerto no sistema SME, apresentando as justificativas e possíveis responsabilizações;
6. Providenciar instrumentos de controle de estoque periódicos, conforme POP em estudo/discussão, e as devidas correções, justificativas e responsabilizações, caso encontre divergências;
7. Exigir que os Centros de Custo possuam controle de estoque, isto é, a perfeita identificação das entradas e saídas de medicamentos, bem como as quantidades em estoque, evitando o acúmulo de medicamentos nos Centros de Custo;
8. Assumir a responsabilidade pela distribuição de medicamentos aos Centros de Custo, conforme previsto no Plano Estadual de Assistência Farmacêutica 2006/2007 e atribuições deferidas pela SES à DIAF;
9. Incluir imediatamente no Mapa de Solicitação do MEDEXP uma coluna com o estoque atual de medicamentos no Centro de Custo, a ser alimentada pelo responsável pela farmácia;
10. Orientar os Centros de Custo para que obedeçam à ordem cronológica dos lotes para dispensação de medicamentos, evitando que haja vencimento dos medicamentos em estoque;
11. Atualizar o MEDEXP para que este possa ser um sistema que possibilite mecanismos de gerenciamento e controle de estoque, tanto do Almoxarifado – Unidade São José quanto dos Centros de Custo; controle da dispensação de medicamentos em tempo real, servindo como base para a emissão e processamento das APAC; controle da tramitação dos processos; e, a comunicação entre os vários entes do Programa, tais como: Centro de Custo, Almoxarifado e DIAF;
12. Instituir metas para a Assistência Farmacêutica no Estado, para inclusão no PPA e Orçamento Anual;
13. Elaborar e implementar os Procedimentos Operacionais Padrão (POP’s)  para inclusão de pacientes no Programa, desde o requerimento do paciente, análise dos processos, liberação, cadastro e registros de entradas e saídas de processos, contendo, também, as exceções à regra da ordem cronológica para análise dos processos, a documentação exigida para deferimento do processo de inclusão de beneficiários no PMDE e a necessidade de pré-análise da documentação pelo CC antes do envio para a DIAF;
14. Instituir indicador de desempenho para a redução do prazo para inclusão de pacientes no Programa, hoje aproximadamente 04 (quatro) meses, levando em consideração o número de processos, a quantidade de funcionários e os equipamentos em quantidade suficientes para todas as etapas;
15. Revisar a quantidade de servidores disponibilizados pela DIAF para cada etapa do processo de inclusão de beneficiários no PMDE, a fim de reduzir o tempo entre a solicitação do paciente e a liberação do processo;
16. Exigir o cumprimento dos POP’s sobre a recepção, armazenamento, expedição e conferência de estoque de medicamentos excepcionais pelos funcionários do Almoxarifado;
17. Proceder o registro tempestivo no sistema SME das entradas de medicamentos no Almoxarifado, se possível no próprio local, sem prejuízo da segregação de funções;
18. Proceder, quando da existência de medicamentos rejeitados no Almoxarifado, a baixa no sistema SME e seu descarte, bem como o registro justificado, por escrito, pelo farmacêutico responsável;
19. Condicionar a liberação dos volumes do Almoxarifado para o CC à apresentação da guia de saída de medicamentos anterior, com o aceite do farmacêutico responsável, aumentando, assim, a segurança da remessa;
20. Exigir que os funcionários que recepcionem medicamentos no Almoxarifado verifiquem o prazo mínimo de 75% (setenta e cinco por cento) do seu vencimento, previstos nos contratos de fornecimento e no POP de recebimento de medicamentos e/ou correlatos;
21. Seguir a ordem cronológica de expedição dos lotes de medicamentos, ou seja, expedir primeiro os lotes mais antigos, conforme manual de Boas Práticas de Estocagem e POP de expedição de medicamentos;
22. Instituir o protocolo eletrônico numerado, em ordem seqüencial de entrada dos processos na DIAF, para que se possa seguir a ordem cronológica de análise dos processos, evitando favorecimento de pacientes;
23. Providenciar o uso de identificação e uniformes apropriados pelo pessoal que atua no Almoxarifado;
24. Proibir a entrada de pessoas estranhas ao Almoxarifado, por motivo de segurança do estoque de medicamentos;
25. Emitir a guia de saída dos medicamentos termolábeis somente quando da expedição dos mesmos, evitando que permaneçam na área de armazenamento após sua baixa no sistema SME;
26. Comprovar o cumprimento das determinações da Vigilância Sanitária em processo solicitado pelo Ministério Público;
27. Providenciar o cronograma de expedição mensal dos medicamentos aos Centros de Custo, conforme determina o Plano Estadual de Assistência Farmacêutica 2006/2007;
28. Providenciar a identificação do número de volumes transportados nas guias de saída, conforme POP de expedição de medicamentos;
29. Exigir que os Centros de Custo solicitem documento de identificação do beneficiário ou responsável no ato da dispensação e anotem o nome e o número do documento apresentado no RME.

Saiba Mais 1: Auditoria Operacional
     Consiste na avaliação sistemática dos programas, projetos, atividades e sistemas governamentais, assim como dos órgãos e entidades sujeitas à fiscalização do Tribunal de Contas. O objetivo é examinar a ação governamental quanto aos aspectos da economicidade, eficiência e eficácia e a efetividade dos programas e projetos governamentais. A análise implica na avaliação do cumprimento dos programas de governo e do desempenho das unidades e entidades sujeitas ao controle do TCE, quanto aos objetivos, metas e prioridades e ao uso dos recursos disponíveis. 
Fonte: Glossário de Termos Técnicos mais comuns utilizados por Tribunais de Contas publicado pelo Instituto Rui Barbosa

Saiba Mais 2: A DAE
     A Diretoria de Atividades Especiais do Tribunal de Contas foi criada em fevereiro de 2007 com o objetivo de dar celeridade à resolução de fatos de repercussão na sociedade catarinense. É responsável pela realização de auditorias operacionais — avaliação de programas, projetos e resultados de ações governamentais — e pelas auditorias em projetos financiados com recursos internacionais, atividades até então desenvolvidas sob a coordenação da Diretoria de Projetos Especiais (DPE).