O Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina (TCE/SC) regulamentou o processo eletrônico no âmbito da instituição (Saiba Mais 1). A resolução N. TC-60/2011 define os pontos que deverão ser observados para a constituição dos processos e os requisitos de segurança e validade dos documentos eletrônicos. Também traz os critérios para comunicação eletrônica de atos processuais, por meio de citações, audiências, diligências e notificações, e pedidos de vistas aos autos (Saiba Mais 2 e 3).

De acordo com o art. 5º, “o processo eletrônico será formado a partir da autuação eletrônica de documentos enviados pelos jurisdicionados e resultantes do envio de dados e informações recebidos pelo Tribunal de Contas por meio dos seus sistemas corporativos, de documentos digitalizados e de documentos produzidos eletronicamente e inseridos pelo Tribunal”.

Um dos sistemas corporativos é o e-Sfinge (Sistema de Fiscalização Integrada de Gestão). É por meio deste aplicativo eletrônico, desenvolvido pelo TCE/SC, que as unidades gestores municipais – prefeituras, câmaras, autarquias, empresas, fundos e fundações – encaminham informações sobre a gestão, referentes a receitas e despesas, licitações e atos de pessoal, por exemplo.

Segundo o presidente, conselheiro Luiz Roberto Herbst, entre os benefícios esperados estão a economia com a impressão e fotocópia de documentos, a agilização na tramitação dos processos, sem necessidade de transferência física dos autos, a otimização dos recursos humanos do Tribunal e o acesso instantâneo, por meio da internet, aos dados dos processos, pelos auditores fiscais do TCE/SC, bem como os responsáveis e interessados, além de representantes da unidade gestora à qual o processo se referir, devidamente autorizados e cadastrados.

Os originais dos documentos digitalizados que estiverem sob a guarda do responsável, interessado ou da unidade gestora, deverão ser preservados até o trânsito em julgado da decisão ou, quando admitida, até o final do prazo para interposição de revisão (Saiba Mais 4). A autenticidade dos documentos integrantes do processo será garantida mediante assinatura eletrônica.

As citações e as audiências poderão ser feitas por meio eletrônico desde que fiquem assegurados aos signatários o recebimento pessoal e o acesso à íntegra dos autos. As diligências e notificações de despachos e decisões serão feitas, preferencialmente, por meio eletrônico, desde que a íntegra do processo correspondente seja acessível aos responsáveis ou interessados.

Primeira experiência foi com processos de atos de pessoal
Desde janeiro do ano passado, o encaminhamento ao TCE/SC, pelos jurisdicionados, das informações e dos documentos sobre atos de pessoal (concessão de aposentadoria, pensão, reforma e transferência para a reserva remunerada) passou a ser feito, exclusivamente, por meio eletrônico, conforme previu a Instrução Normativa Nº TC 10/2010. A norma foi revogada e substituída por outra, a Instrução Normativa Nº TC 11/2011. De acordo com a regulamentação, a remessa deve ser feita em até 90 dias a contar da publicação do ato, através do Sistema de Fiscalização Integrada de Gestão (e-Sfinge), nos módulos “Aposentadoria Web” e “Pensão Web” (Saiba Mais 5).

A comprovação do envio dos dados pela unidade gestora ocorre pela confirmação do recebimento pelo Tribunal de Contas mediante emissão de número de protocolo no sistema eletrônico. Importante destacar que o processo administrativo em meio físico deve permanecer arquivado na unidade jurisdicionada.

Com o envio das informações e documentos exclusivamente por meio eletrônico, o próximo passo seria a implantação efetiva do processo eletrônico, o que ocorreu em março. A partir dali, não só o envio, mas toda a tramitação e análise de processos de atos de pessoal, referente a concessão de aposentadoria, pensão, reforma e transferência para a reserva remunerada, passaram a ser feitas eletronicamente. O sistema e-Proc, usado na análise processual, já alerta o técnico, por exemplo, sobre eventuais falhas ou restrições no ato examinado. Os processos existentes em estoque continuaram tramitando em meio físico.

“A implantação do processo eletrônico, que se iniciou com o exame e apreciação dos atos de pessoal, e que se pretende estender de modo gradativo e seguro para as demais espécies de processo demonstrou a inadiável necessidade de normatização específica, estabelecendo diretrizes e parâmetros gerais aplicáveis a qualquer processo eletrônico”, justificou o presidente Herbst, na exposição de motivos do projeto de resolução (11/00648876), cujo relator foi o conselheiro Salomão Ribas Junior.

No documento Herbst relata que a preocupação também foi sentida pela Diretoria de informática (DIN) e pelo grupo de trabalho multidisciplinar designado para realizar estudos visando a revisão das normas regulamentares relativas à apresentação de documentos e informações para o desempenho das atribuições do TCE/SC, especialmente no que se refere à prestação de contas.

De acordo com o diretor da DIN, Paulo Roberto Riccioni Gonçalves, na implantação do processo eletrônico de atos de pessoal, o TCE/SC procurou seguir a lei 11.419/2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial e altera o Código de Processo Civil, e a Medida Provisória 2200-2, de 2001, que instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Diretrizes
Para a elaboração da resolução N. TC-60/2011 e desenvolvimento de um projeto mais amplo de processo eletrônico, que incluísse outros tipos de matérias, foram utilizadas as diretrizes desenvolvidas pelo grupo de processo eletrônico do Promoex (Programa de Modernização do Sistema de Controle Externo dos Estados e Municípios Brasileiros) e o Tribunal de Contas da Paraíba, com a finalidade de facilitar as discussões técnicas a respeito do assunto no âmbito dos tribunais de contas.

O presidente ressalta que por se tratar de matéria inovadora no TCE/SC, certamente merecerá futuras adequações na regulamentação, “a partir da experiência que venha a ser acumulada com a vivência prática dessa modalidade de processo”, prevê.

A equipe multidisciplinar que trabalhou na construção do projeto de resolução, também se dedicou aos estudos para viabilizar o uso do processo eletrônico em outros tipos de matérias, além das de atos de pessoal. Integraram o grupo o diretor da DIN, Paulo Riccioni Gonçalves, os servidores Wallace da Silva Pereira, Leonardo Manzoni, Mariléa Pereira, Sandro Daros de Luca, Alexandre da Silva, James Luciani, Tatiana Custódio e Tatiana Kair Medeiros da Silva, também da DIN, Neimar Paludo, assessor da presidência, e Elóia Rosa da Silva (Saiba Mais 6).

O diretor da DIN conta que o próximo processo que deverá tramitar por meio eletrônico será o de consulta. “Os trabalhos para implantação dos processos de consulta estão concluídos”, afirma (Saiba Mais 7). Segundo o art. 24 da resolução, “os processos em tramitação na data de implantação do correspondente processo eletrônico poderão continuar a tramitar em autos físicos, permitida a conversão para meio eletrônico mediante digitalização integral dos autos, autorizada pelo relator ou pelo presidente do Tribunal”.

Para ler a resolução completa acesse a edição de 2 de janeiro do Diário Oficial Eletrônico do TCE/SC (DOTC-e) ou clique aqui.

Saiba Mais 1: Processo Eletrônico
O Tribunal de Contas poderá constituir processo exclusivamente em meio eletrônico para desempenho das atribuições de controle externo relativas à fiscalização, apreciação e julgamento das matérias de sua competência, sem tramitação em meio físico. O processo eletrônico também poderá ser adotado para o exercício da função administrativa.
Fonte: artigo 1º da resolução N. TC-60/2011.

Saiba Mais 2: Comunicações
Citação – ato pelo qual o responsável é chamado ao Tribunal para apresentar defesa, por escrito, quanto a atos irregulares por ele praticados e passíveis de imputação de débito ou de comunicação de multa, verificados em processo de prestação ou tomada de contas;
Audiência – procedimento pelo qual o Tribunal dá oportunidade ao responsável, em processo de fiscalização de atos e contratos e na apreciação de atos sujeitos a registro, para justificar, por escrito, ilegalidade ou irregularidade quanto à legitimidade ou economicidade, passíveis de aplicação de multa;
Diligência – instrumento utilizado para solicitação de informações e documentos, visando subsidiar a instrução de processos;
Notificação – instrumento utilizado para dar ciência sobre algum ato processual.
Fonte: parágrafo único dos artigos 13 e 35 Lei Orgânica do TCE/SC e Secretaria Geral do TCE/SC

Saiba Mais 3: Vistas
A resolução N. TC-62/2011, publicada na edição de 2 de janeiro do Diário Oficial Eletrônico do TCE/SC (DOTC-e), regulamentou o atendimento das partes e procuradores em pedido de vistas (consulta presencial) e carga (retirada) de processos do Tribunal de Contas. A norma já prevê como deverão ser feitos os pedidos no caso dos processos eletrônicos. Para ler a resolução, clique aqui.

Saiba Mais 4: Revisão
Art. 83. A decisão definitiva em processo de prestação ou tomada de contas transitada em julgado poderá ser revista, no prazo de dois anos contados do trânsito em julgado, quando se verificar:
I - erro de cálculo nas contas;
II - falsidade ou insuficiência de documentos em que se tenha fundamentado a decisão que se pretende rever;
III - superveniência de documentos, com eficácia sobre a prova produzida; e
IV - desconsideração pelo Tribunal de documentos constantes dos autos, com eficácia sobre a prova produzida.
§ 1º Têm legitimidade para propor a Revisão:
I - o responsável no processo, ou seus sucessores; e
II - o Ministério Público junto ao Tribunal de Contas.
§ 2º O pedido de Revisão não suspende a execução da decisão definitiva.
§ 3º O provimento da Revisão ensejará a correção de todo e qualquer erro ou engano apurado.
Fonte: artigo 83 da Lei Orgânica do TCE/SC – Lei Complementar nº 202/2000.

Saiba Mais 5: Processos de Atos de Pessoal
 O TCE/SC aprecia e registra os atos de pessoal dos municípios que têm regime próprio de previdência, da Assembleia Legislativa, do Tribunal de Justiça, Ministério Público, Corpo de Bombeiros, da Polícia Militar, do Executivo, Ministério Público junto ao TCE/SC e do próprio Tribunal de Contas.
 Os anexos da Instrução Normativa Nº TC 11/2011 listam as informações que devem ser cadastradas e os documentos que têm que ser, depois de digitalizados, anexados no sistema e-Sfinge. Entre os documentos exigidos para os casos de aposentadoria, reforma ou transferência para a reserva, cita-se a certidão relativa ao tempo de serviço/contribuição do servidor. Se a aposentadoria for por invalidez é necessário o laudo médico oficial.
 Quando se tratar de pensão, é obrigatória, por exemplo, a apresentação da certidão de óbito do servidor ou declaração judicial de ausência, no caso de morte presumida. Além disso, é requerido do beneficiário documento que prove esta condição.
 O e-Sfinge está disponível no site do TCE/SC. Através dele, os jurisdicionados já encaminham, bimestralmente, informações de gestão. O acesso é permitido depois de cadastramento de login e senha. Com a criação do “Aposentadoria Web” e “Pensão Web”, as informações sobre aposentadoria, pensão, além de reforma e transferência para a reserva remunerada de militares, não são mais encaminhadas bimestralmente, numa única remessa.
 Caso o ente ou órgão público já tenha um aplicativo informatizado próprio para cadastro de informações sobre aposentadorias e pensões, poderá desenvolver uma web service — solução para integrar sistemas diferentes —, para não precisar digitar e anexar todos os dados novamente.

Saiba Mais 6: Equipe do desenvolvimento do processo eletrônico de atos de pessoal
Para a implantação do processo eletrônico de atos de pessoal trabalharam os servidores da Diretoria de Atos de Pessoal Reinaldo Gomes Ferreira, diretor, Welington Leite Serapião e Giane Vanessa Fiorini, além dos servidores da DIN Paulo Roberto Riccioni Gonçalves, diretor, Wallace da Silva Pereira, Leonardo Manzoni, Mariléa Pereira e Sandro Daros de Luca.

Saiba Mais 7: Consulta
De acordo com a Constituição Estadual, art. 59, XII, é função do TCE/SC responder a consultas sobre interpretação de lei ou questão formulada em tese, relativas à matéria sujeita a sua fiscalização.