Corregedoria-Geral divulga resultado do inventário de processos

     O Tribunal de Contas do Estado tem 18.437 processos ativos e 20.981 processos arquivados. O resultado, que está sendo divulgado pela corregedoria-geral através do memorando 091/2008, foi constatado após a realização de um inventário de processos no mês de agosto. A contagem dos processos físicos em tramitação foi feita nos dias 1º, 12 e 13 de agosto. Já o levantamento dos processos físicos arquivados foi realizado entre os dias 21 e 29 de agosto.
     O documento, assinado pelo conselheiro corregedor, Luiz Roberto Herbst, traz recomendações que devem ser cumpridas por diversos setores, com o objetivo de obter números confiáveis nos próximos levantamentos, possibilitando a adoção de medidas destinadas à otimização da gestão administrativa e correicional do TCE. Uma delas ficará a cargo do Instituto de Contas, que deverá promover ações para conscientizar os servidores sobre a importância do encerramento dos processos, da constituição dos arquivos e da conservação de documentos, para evitar problemas relativos a extravios, como a instauração de sindicância.
     À biblioteca foi recomendada a instituição imediata de um arquivo intermediário que funcionará como unidade central do sistema de arquivamento de processos. A implantação do arquivo, que já está previsto na Resolução nº 15/2003, tem como um dos objetivos assegurar condições de conservação, proteção e acesso ao patrimônio documental do Tribunal.
     Ainda de acordo com o memorando, a DGCE, COG, SEG, DMU, DCE, DAE, DLC, DAF e DIN deverão, a cada período de um ano, fazer o levantamento dos documentos sob sua guarda, encaminhando à Comissão de Avaliação e Controle Documental a listagem daqueles cuja temporalidade esteja vencida, para análise de sua destinação – microfilmagem, digitalização, eliminação ou guarda permanente.
     O memorando da Corregedoria, enviado à DGCE, COG, SEG, DMU, DCE, DAE, DLC, DAF, DIN, ao ICON e à biblioteca, informa ainda que o inventário de processos ativos será feito a cada período de um ano e o inventário de processos arquivados a cada dois anos.

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