O secretário geral do Tribunal de Contas do Estado, Francisco Luiz Ferreira Filho, informa que a Comissão de Avaliação e Controle Documental (CACD) (quadro 1) deverá ser comunicada sobre a natureza dos documentos que serão encaminhados para o descarte nesta sexta-feira (19/06).
     Conforme consta no Memo. SEG nº 031/2009, distribuído nesta quinta-feira (18/06), as Unidades do TCE deverão relacionar a espécie — ofícios, memorandos, diligências e afins — e o período a que se referem, quer sejam produzidos ou recebidos pelo Órgão, dos documentos destinados à eliminação.
     Ferreira Filho informa também que, “tais documentos não necessitam de prévia autorização da referida Comissão para sua eliminação, contudo a informação faz-se necessária uma vez que à CACD é atribuída competência para acompanhamento da efetividade da Tabela de Temporalidade Documental (TTD) (quadro 2) instituída pela Resolução N. TC-15/2004”.
     Vale lembrar que o prazo para encaminhar os processos e documentos que poderão ser descartados, para o depósito junto ao hall de entrada da Rua José da Costa Moelmann, encerra-se hoje, quinta-feira (18/06). Na sexta-feira (19/06), pela manhã, a empresa SÓ PAPEL – Comércio de Materiais Recicláveis Ltda fará a retirada de todo o material a ser descartado pelo Órgão (quadro 3). O procedimento será supervisionado pela Secretaria Geral.

A implantação da Tabela de Temporalidade
Os estudos para a definição de uma política de gestão documental, com suporte a implantação da Tabela de Temporalidade Documental (TTD), no Tribunal de Contas, iniciaram em 2003, a partir da adoção do método funcional que classificou os documentos com base em nove funções principais do Órgão. Na época, uma comissão foi criada para elaborar a proposta de implantação da TTD no Órgão. A primeira fase do trabalho foi concluída com a aprovação da Resolução N. TC-15/2004 (PNO 04506250790), em 15/12/04. O relator do processo foi o conselheiro José Carlos Pacheco.

Quadro 1: Comissão de Avaliação e Controle Documental
A atual Comissão, que é multidisciplinar e permanente, é integrada pelos servidores: Valéria Ghanem, especialista em Organização de Arquivos; Mauri Pereira Jr, da Diretoria de Controle da Administração Estadual; Ivo Possamai, do Gabinete do Conselheiro Moacir Bertoli; Adriano Rank, do Gabinete do Conselheiro Luiz Roberto Herbst; e Mariza Aparecida Silva dos Santos, da Diretoria de Controle dos Municípios.

Quadro 2: Tabela de Temporalidade Documental
Tabela de Temporalidade Documental é um instrumento arquivístico que define os prazos de guarda e a destinação dos documentos que compõem o acervo da instituição, com o objetivo de garantir e facilitar o acesso à informação, preservar o patrimônio documental, liberar espaços físicos e propiciar a interação e integração dos diversos setores responsáveis pela custódia de documentos.

Quadro 3: Como deve ser feito
Todo o descarte deve ser aprovado pela Comissão de Avaliação de Documentos e Arquivo Comissão de Avaliação e Controle Documental (CACD), que foi criada em agosto de 2006 com o objetivo de acompanhar e propor medidas necessárias à efetiva implementação da Tabela de Temporalidade Documental (TTD). O trabalho da Comissão será constante, pois é necessário atualizar a TTD para registrar as possíveis supressões ou criações de novos documentos, assim como, alterações na estrutura administrativa e o enquadramento de novas funções no Tribunal.