A partir da implantação, em 2015, da Divisão de Digitalização, subordinada à Coordenadoria de Controle de Processos e Documentos (CCDP) da Secretaria-Geral (SEG), o Tribunal de Contas de Santa Catarina (TCE/SC) tem avançado nos procedimentos voltados à digitalização de processos e documentos que tramitaram no órgão de controle externo. De julho/2015 a fevereiro/2016, o TCE/SC atingiu a marca de 8.312 processos convertidos em formato digital, com um volume total de 951.149 folhas digitalizadas. No mesmo período, também foram gerados arquivos digitais de 1.664 documentos. Os dados foram consolidados pela SEG, com base nos relatórios da Divisão (Saiba mais 1 e 2).

A conversão dos processos e documentos físicos em arquivos digitais reduz custos e a necessidade de espaço físico e facilita o acesso, a análise, o compartilhamento, a preservação e a segurança das informações, com menor impacto ambiental. A digitalização é considerada etapa imprescindível para a implantação plena do processo eletrônico na Corte de Contas catarinense.

 “Os processos físicos que estão na Casa, serão digitalizados e convertidos em eletrônicos. Os documentos em papel, autuados pelo Tribunal, receberão o mesmo tratamento, explica o secretário-geral, Francisco Luiz Ferreira Filho.

As regras para a digitalização, no âmbito do TCE/SC, foram definidas pela Resolução N.TC-0113/2015. A norma estabelece que todos os processos autuados em meio físico e os documentos constantes na Tabela de Temporalidade Documental (TTD) do Tribunal serão digitalizados. Também devem ser convertidos para o formato digital outros documentos físicos de interesse da Instituição, decorrentes de análise da Comissão de Avaliação e Controle Documental (CACD), ou por determinação do presidente, de relator ou de titular de unidade da estrutura organizacional (Saiba mais 3 e 4).

“A função premente, no momento, é a digitalização de processos e documentos que serão objetos de descarte”, adianta Ricardo Flores Pedrozo, coordenador da CCDP. Segundo Pedrozo, a medida atende aos prazos de temporalidade estabelecidos na Resolução N. TC-0080/2013, que alterou a de N. TC-15/2004. Já foram digitalizados processos e documentos das Diretorias de Controle de Licitações e Contratações, dos Municípios, da Administração Estadual e de Atos de Pessoal, além da Consultoria-Geral e do Gabinete da Presidência.

Um exemplo recente são os 1.193 processos de atos de pessoal — aposentadorias e pensões — autuados entre os anos de 1980 e 2013 — encerrados e arquivados na Diretoria de Controle de Atos de Pessoal (DAP).  

Com base em ação conjunta da SEG e DAP, a etapa inicial do trabalho foi realizada na própria Diretoria, nas duas primeiras semanas de dezembro/2015 e no mês de janeiro/2016, e envolveu a maioria dos servidores da unidade. Houve uma concentração de esforços para atingir a meta de preparar todos os processos arquivados na DAP para a digitalização, observando requisitos previstos na Resolução N. TC-09/2002 — define regras para o recebimento, autuação e tramitação de processos e papéis no TCE/SC — bem como as normas que tratam da TTD e da digitalização de processos.  

A conferência dos autos dos processos e a sua compatibilidade com registros que constavam no Sistema de Controle dos Processos (Siproc) também foi uma das providências adotadas antes da remessa dos processos da DAP para a Divisão de Digitalização da Secretaria-Geral.

“O empenho e o esmero da DAP na organização dos processos contribuíram para a celeridade na digitalização e a consecução dos trabalhos no prazo previsto”, destacou o coordenador da CCDP.

As etapas

De acordo com a norma, compete à Secretaria-Geral a coordenação, execução, certificação e os demais procedimentos operacionais para a digitalização. A Comissão de Avaliação e Controle Documental e a SEG são responsáveis por estabelecer o cronograma e as prioridades para a digitalização do estoque de processos e documentos.

O trabalho de digitalização realizado pela Divisão inicia pela recepção e conferência dos documentos e dos autos dos processos, desmontagem e higienização, com a retirada de grampos ou qualquer objeto que prejudique o acesso dos documentos ao scanner. Após o escaneamento e geração do arquivo digital, o material é submetido à nova conferência, para validação, e à indexação, com a nomeação dos arquivos e inserção no Siproc.

O setor dispõe de dois scanners que digitalizam até 75 folhas por minuto. Os arquivos eletrônicos são gerados em pdf e armazenados no sistema que disponibiliza, para o público interno autorizado, a consulta dos processos, na aba “peças digitalizadas”, bem como dos “documentos digitalizados”, classificados por tipo — ofícios, ARs, memorandos, etc. — e armazenados em formato de imagem. O acesso aos processos digitalizados pelos servidores, das áreas meio e fim que atuam diretamente em processos ou trabalham com informações processuais, se dá com o uso de senha. 

Os usuários externos podem solicitar cópia reprográfica — parcial ou integral — de processos digitalizados, inclusive por meio do serviço “Carga Programada”, disponível na aba “Outros Serviços”, do Portal da Instituição. Nestes casos, o Tribunal providencia a impressão e cobra as custas.

 A vantagem introduzida pela digitalização é a possibilidade do TCE/SC remeter, eletronicamente, processos e documentos convertidos em arquivos digitais, atendendo a demandas externas com redução de custos e mais agilidade.

O descarte final de processos e documentos físicos transformados em arquivos digitais depende da análise da Comissão de Avaliação e Controle Documental. A CACD emite um laudo no qual se posiciona sobre a possibilidade do descarte e o submete à Presidência para homologação. A etapa final é a publicação da relação dos processos com descarte autorizado no Diário Oficial Eletrônico (DOTC-e).

De acordo com o art. 10 da Resolução N.TC-0113/2015, os documentos digitalizados fazem a mesma prova que os originais, nos termos do novo Código de Processo Civil (lei n. 13.105/2015) e da Lei n. 11. 419/2006. A lei, que autorizou a informatização do processo judicial, deu início à transformação dos sistemas processuais referenciais — reúnem apenas informações sobre a localização, tramitação e demais dados gerais dos processos físicos — para os chamados sistemas de processo eletrônico, no âmbito dos tribunais do Brasil.

Saiba mais 1: Processos digitalizados *

Fonte: SEG/CCPD/Divisão de Digitalização

* Em função do período de férias coletivas, a Divisão não funcionou em janeiro.

Saiba mais 2: Documentos digitalizados*

Fonte: SEG/CCPD/Divisão de Digitalização

* De julho/2015 a fevereiro/2016

Saiba mais 3: Os procedimentos

Fonte: Resolução N.TC-0113/2015

Saiba mais 4: Os procedimentos x tipos de processo

Fonte: Resolução N.TC-0113/2015