e-Siproc deverá entrar em funcionamento no mês de julho

Com a adoção do e-Siproc, prevista para ocorrer durante o mês de julho, todos os processos que forem autuados no Tribunal de Contas de Santa Catarina serão totalmente eletrônicos. Na semana que vem, a Diretoria de Informática (DIN) realizará treinamentos dos diretores, coordenadores e chefes de divisão das unidades de controle para uso da nova ferramenta, que estará disponível no TCE Virtual.

De acordo com a DIN, o e-Siproc irá funcionar em ambiente web, capaz de absorver o processo eletrônico e propiciar novas funcionalidades e facilidades com o uso de softwares gratuitos/livres. A nova ferramenta também utilizará o Fluxo de Processo eletrônico (FPE), o que irá permitir o gerenciamento de processos, com oferta de informação em diversos níveis de agregação e o desenvolvimento de indicadores de desempenho.

O coordenador de Desenvolvimento e Manutenção de Aplicativos da DIN, Wallace da Silva Pereira, destaca que os servidores, que atuam nos processos em alguma fase, deverão observar as normas e os procedimentos referentes à execução de atividades. “Todos terão a responsabilidade por agir”, enfatiza. Ele explica que como o sistema não utilizará mais a tramitação por intenção do usuário — criar guia, escolher processo, definir destino e finalidade —, o processo seguirá um fluxo automaticamente.

O auditor fiscal da DIN ressalta que o servidor deverá ter atenção redobrada para não gerar ação inesperada ao próximo ator, pois o fluxo do processo definirá para onde o processo irá, de acordo com a última atividade realizada. “Caso ocorra engano, ao anexar documento ou executar uma atividade, haverá a necessidade de retorno do processo à fase anterior para a correção do erro”.

Segundo Pereira, o sistema não terá travas. Portanto, serão cadastrados todos os fluxos, atividades e documentos utilizados, mesmo os que, porventura, possam estar errados. “Como o sistema registra todas as ações efetuadas, o indicador de desempenho da unidade e do servidor mostrarão esse erro e o indicador de tempo médio de tramitação processual considerará um período desnecessário”, salienta.

Quadro 1 – Benefícios na utilização do FPE no e-Siproc

- Documentar as regras de negócios de cada tipo de processo – gestão do conhecimento.

- Produzir indicadores.

- Permitir alguma previsibilidade sobre a duração do processo e/ou atividade.

- Aumentar a celeridade da operacionalização interna e externa dos processos eletrônicos.

- Possibilitar a pró-atividade nas tarefas que demandam mais esforços para que haja diminuição no tempo de resposta do TCE/SC ao jurisdicionado.

- Minimizar erros na montagem e na sequência das laudas nos processos eletrônicos.

- Facilitar o desempenho dos servidores que optaram pelo trabalho à distância.

- Permitir uma visão de conjunto dos processos da unidade.

- Com o uso da plataforma WEB, será possível o uso de diferentes janelas de forma simultânea.

Fonte: DIN

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