A sessão plenária de 26 de março ficou marcada no Tribunal de Contas de Santa Catarina (TCE/SC) pela apreciação dos primeiros processos totalmente eletrônicos. Naquele dia, passaram pelo Pleno três processos eletrônicos para registros de aposentadorias de ex-servidores do Estado e do município de Videira e dois de transferência para reserva da Polícia Militar (Saiba Mais 1). “É um marco na história procedimental do TCE/SC, em especial à luz da tendência de modernização e evolução tecnológica que vem sendo implementada nesta Casa”, enfatizou o presidente do TCE/SC, conselheiro Cesar Filomeno Fontes, antes de o conselheiro Wilson Rogério Wan-Dall relatar o primeiro processo eletrônico.

Processos referentes a atos de pessoal foram os primeiros a tramitarem de forma totalmente eletrônica no Tribunal de Contas. Desde janeiro do ano passado, o encaminhamento ao TCE/SC, pelos jurisdicionados, das informações e dos documentos sobre concessão de aposentadoria, pensão, reforma e transferência para a reserva remunerada passou a ser feito, exclusivamente, por meio do Sistema de Fiscalização Integrada de Gestão (e-Sfinge) (Saiba Mais 2).

Os anexos da Instrução Normativa Nº TC 11/2011 listam as informações a serem cadastradas e os documentos que devem ser digitalizados e inseridos no sistema e-Sfinge. Entre os documentos exigidos para os casos de aposentadoria, reforma ou transferência para a reserva, cita-se a certidão relativa ao tempo de serviço/contribuição do servidor. Se a aposentadoria for por invalidez é necessário o laudo médico oficial.

Quando se tratar de pensão, é obrigatória, por exemplo, a apresentação da certidão de óbito do servidor ou declaração judicial de ausência, no caso de morte presumida. Além disso, é requerido do pensionista documento que prove a condição de beneficiário (Saiba Mais 3).

Com o envio das informações e dos documentos exclusivamente por meio eletrônico, o passo seguinte foi a implantação efetiva do processo eletrônico, o que ocorreu em março de 2011. A partir dali, não só o envio, mas toda a tramitação e análise de processos de atos de pessoal, referente à concessão de aposentadoria, pensão, reforma e transferência para a reserva remunerada, passaram a ser feitas eletronicamente. O sistema e-Proc, usado na análise processual, já alerta o técnico, por exemplo, sobre eventuais falhas ou restrições nas informações e nos documentos examinados. Os processos autuados anteriormente continuaram tramitando em meio físico (Saiba Mais 4).

“O processo eletrônico, no estágio em que se encontra, é fruto do incansável labor de servidores desta Corte que, há muito, têm desenvolvido e aprimorado sistemas destinados ao aperfeiçoamento e à celeridade do trâmite processual”, declarou o presidente Fontes, ao registrar que os primeiros contatos com o sistema e-Proc, à época nominado Pleno Digital, deram-se por meio dos trabalhos desenvolvidos em seu gabinete, na Diretoria de Controle de Licitações e Contratações (DLC) e na Secretaria-Geral, no início de 2010. “Essas experiências possibilitaram a evolução gradual do sistema e sua ascensão à fase atual”, salientou.

Na oportunidade, o conselheiro Luiz Roberto Herbst agradeceu e cumprimentou a equipe das diretorias de Controle de Atos de Pessoal e de Informática pelo desenvolvimento do sistema. Lembrou que a ideia do processo eletrônico surgiu há seis anos, período em que exercia a função de corregedor-geral do TCE/SC. “O apoio dos presidentes anteriores foi fundamental”, destacou.

Agilidade
Entre os benefícios que já estão sendo sentidos, o conselheiro Wan-Dall destaca a economia com a impressão e fotocópia de documentos e a otimização dos recursos humanos. “Os resultados deste novo procedimento, certamente, irão repercutir no período de tramitação do processo e no tempo dispendido na análise pelos técnicos do Tribunal”, completa.

O diretor de Controle de Atos de Pessoal, Reinaldo Gomes Ferreira, destaca que o fato de não haver necessidade de transferência física dos autos também agiliza a tramitação dos processos. “Antes um técnico analisava aproximadamente 25 processos por mês. Agora tem condições de analisar 60”, diz Reinaldo Ferreira.

O diretor explica que essa capacidade ainda não foi totalmente alcançada, pois, paralelamente à análise dos processos eletrônicos, é preciso acabar com o estoque de processos em papel. Além disso, por 2011 ter sido o primeiro ano do processo eletrônico, foram necessárias alguma adaptações e ajustes tanto no e-Sfinge como no e-Proc.

Durante a exposição feita aos conselheiros no início da sessão plenária de 26 de março, o chefe do Departamento e Manutenção de Aplicativos, Wallace da Silva Pereira, informou que 48% dos processos que tramitam no TCE/SC são de registros de aposentadoria, pensão, reforma e transferência para a reserva remunerada. “Com a adoção do processo eletrônico para este tipo de matéria, a redução de volume físico de processos será considerável”, destaca Wallace Pereira.

O conselheiro Salomão Ribas Junior, atual corregedor-geral, e a procuradora do Ministério Público junto ao TCE/SC, Cibelly Farias, elogiaram a iniciativa. “A adoção desse sistema é um passo histórico”, ressaltou Ribas Junior. 

“Os Tribunais de Contas do Brasil têm envidado esforços na direção da implantação de processos eletrônicos, usando as mais modernas ferramentas de tecnologia da informação”, enfatiza o conselheiro Wan-Dall, ao afirmar que “o TCE/SC é um dos pioneiros, inclusive, compartilhando com as demais Cortes de Contas este moderno sistema, recebendo demonstrações de interesse em reproduzi-lo”.

Segundo o diretor de Informática, Paulo Roberto Riccioni Gonçalves, o próximo processo que deverá tramitar por meio eletrônico será o de consulta. “Os trabalhos para implantação dos processos de consulta estão concluídos”, afirma. 

A autenticidade dos documentos protocolizados eletronicamente, bem como dos relatórios de instrução, das deliberações e dos demais documentos produzidos pelo Tribunal, são garantidos pela utilização de certificado digital emitido por entidade vinculada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que confere validade jurídica a esses documentos.

Saiba Mais 1
O TCE/SC aprecia e registra os atos de pessoal dos municípios que têm regime próprio de previdência, da Assembleia Legislativa, do Tribunal de Justiça, Ministério Público, Corpo de Bombeiros, da Polícia Militar, do Executivo (Iprev), Ministério Público junto ao TCE/SC e do próprio Tribunal de Contas.

Saiba Mais 2
O e-Sfinge está disponível no site do TCE/SC. É pelo e-Sfinge, um aplicativo eletrônico desenvolvido pelo Tribunal de Contas, que as unidades gestoras da administração pública encaminham, bimestralmente, informações sobre a gestão, referentes a receitas e despesas, licitações e atos de pessoal, por exemplo. O acesso ocorre por meio de login e senha.

Com a definição, pelo TCE/SC, de que todas as informações e os documentos sobre concessão de aposentadoria, pensão, reforma e transferência para a reserva remunerada passariam a ser enviadas, exclusivamente, pelo e-Sfinge, foram desenvolvidos pela Diretoria de Informática os módulos “Aposentadoria Web” e “Pensão Web”. A instrução normativa nº TC-10/2010, que depois foi revogada e substituída pela 11/2011, já previu, a exemplo da mais recente, que a remessa deve ser feita no prazo de 90 dias a contar da publicação do ato de concessão e não bimestralmente, como ocorre com outros tipos de informações.

Caso o ente ou órgão público já tenha um aplicativo informatizado próprio para cadastro de informações sobre aposentadorias e pensões, poderá desenvolver uma web service — solução para integrar sistemas diferentes —, para não precisar digitar e anexar todos os dados novamente.

Saiba Mais 3
A comprovação do envio dos dados pela unidade gestora da administração pública ocorre pela confirmação do recebimento pelo Tribunal de Contas mediante emissão de número de protocolo no sistema eletrônico. Importante destacar que o processo administrativo em meio físico deve permanecer arquivado na unidade jurisdicionada.

Saiba Mais 4
O e-Proc é uma evolução do Pleno Digital, que os técnicos utilizavam para a formatação eletrônica de relatórios. O sistema também era usado pelos gabinetes, para disponibilização dos votos e sua visualização em Plenário pelos conselheiros e auditores.

O diretor da DIN, Paulo Roberto Riccioni Gonçalves, conta que, já no início de 2011, o Pleno Digital assumiu algumas ferramentas do Sistema de Controle dos Processos (Siproc). Teve um ganho na questão de otimização, visando um desempenho mais ágil, além de outras novas funcionalidades, desenvolvidas pela DIN, dando origem ao e-Proc. Toda a distribuição de processos para os procuradores era feita pelo Siproc. Agora, passou a ser feita pelo e-Proc. Por enquanto, utilizam o e-Proc a DAP, a Diretoria de Atividades Especiais, a Diretoria de Controle de Licitações e Contratações e a Consultoria-Geral.

O e-Proc, por sua vez, também sofreu alterações, para permitir, no caso dos processos de atos de pessoal, a análise automatizada das informações e dos documentos encaminhados pelas unidades gestoras, “bem como o envio de citação eletrônica para instrução de auditoria”, lembra Wallace Pereira.

Diante da implantação do processo eletrônico, foram feitas ainda algumas modificações no Siproc. Entre elas, destaca-se a emissão de guia de tramitação eletronicamente. Antes, quando um processo tramitava para outro setor era encaminhada uma guia em papel, para ser assinada pelo servidor que recebesse os autos. Agora, o sistema envia um e-mail, inclusive quando a tramitação é para o Ministério Público junto ao TCE/SC, com um link para a guia.

As marcações que antes eram feitas na capa do processo por meio de lembretes (por exemplo: para juntada de documentos, para autorização de prorrogação de prazo etc.) agora são visualizadas também no Siproc.
 
Em setembro de 2011, o TCE/SC passou a oferecer a possibilidade de vistas e carga de processo de registro de atos de pessoal eletronicamente por meio do Siproc. Os interessados, responsáveis ou seus representantes legais devem comparecer pessoalmente à Secretaria-Geral. Eles receberão uma senha, que permitirá o acesso ao processo eletrônico, cujos autos poderão, no caso de carga, ser salvos, em PDF, num dispositivo, como pen-drive ou CD ou ainda encaminhados por e-mail.

Alguns documentos para instrução dos processos eletrônicos de atos de pessoal são capturados em outros sistemas eletrônicos governamentais, como por meio do Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina (Ciasc). O Siproc captura o documento, processa a imagem e junta-o, digitalizado, aos autos.

Saiba Mais 5
A resolução N. TC-60/2011 regulamentou o processo eletrônico no âmbito do Tribunal de Contas de Santa Catarina. A norma define os pontos que deverão ser observados para a constituição dos processos e os requisitos de segurança e validade dos documentos eletrônicos. Também traz os critérios para comunicação eletrônica de atos processuais, por meio de citações, audiências, diligências e notificações, e pedidos de vistas aos autos. A resolução está disponível no site do TCE/SC, em www.tce.sc.gov.br – Legislação e Normas – Resoluções – 2011 – Resolução N. TC-060/2011. Também pode ser lida na edição nº 894, de 2 de janeiro de 2012, do Diário Oficial Eletrônico do TCE/SC.