O presidente do Tribunal de Contas do Estado, José Carlos Pacheco, autorizou a contratação da empresa SÓ PAPEL – Comércio de Materiais Recicláveis Ltda, para efetuar o recolhimento e a eliminação de processos — já aprovada pela Comissão de Avaliação e Controle Documental (CACD) (veja quadro 1) —, e de documentos com prazos de guarda já exauridos. O procedimento atende o previsto na Resolução N. TC-15/2004, que instituiu a Tabela de Temporalidade Documental do TCE catarinense (veja quadro 2).
     Nesta segunda-feira (15/06) foi encaminhado o MEMO. SEG Nº 030/2009, pelo secretário geral, Francisco Luiz Ferreira Filho, que solicita às Unidades que encaminhem processos e documentos — ofícios, memorandos, diligências — que poderão ser descartados, para o depósito junto ao hall de entrada da Rua José da Costa Moelmann, na próxima quinta-feira (18/06). É que no último dia 12 de março, a CACD se reuniu e autorizou o descarte de processos de Prestação de Contas de Administrador referentes aos exercícios de 1997 a 2002. Na mesma data, o presidente Pacheco homologou a decisão da Comissão.
     Ferreira Filho informa, também, que na sexta-feira (19/06), pela manhã, a referida empresa fará a retirada de todo o material a ser descartado pelo Órgão (veja mais 3). O procedimento será supervisionado pela Secretaria Geral.

A implantação da Tabela de Temporalidade
Os estudos para a definição de uma política de gestão documental, com suporte a implantação da Tabela de Temporalidade Documental (TTD), no Tribunal de Contas, iniciaram em 2003, a partir da adoção do método funcional que classificou os documentos com base em nove funções principais do Órgão. Na época, uma comissão foi criada para elaborar a proposta de implantação da TTD no Órgão. A primeira fase do trabalho foi concluída com a aprovação da Resolução N. TC-15/2004 (PNO 04506250790), em 15/12/04. O relator do processo foi o conselheiro José Carlos Pacheco.

Quadro 1: Comissão de Avaliação e Controle Documental
A atual Comissão, que é multidisciplinar e permanente, é integrada pelos servidores: Valéria Ghanem, especialista em Organização de Arquivos; Mauri Pereira Jr, da Diretoria de Controle da Administração Estadual; Ivo Possamai, do Gabinete do Conselheiro Moacir Bertoli; Adriano Rank, do Gabinete do Conselheiro Luiz Roberto Herbst; e Mariza Aparecida Silva dos Santos, da Diretoria de Controle dos Municípios.

Quadro 2: Tabela de Temporalidade Documental
Tabela de Temporalidade Documental é um instrumento arquivístico que define os prazos de guarda e a destinação dos documentos que compõem o acervo da instituição, com o objetivo de garantir e facilitar o acesso à informação, preservar o patrimônio documental, liberar espaços físicos e propiciar a interação e integração dos diversos setores responsáveis pela custódia de documentos.

Quadro 3: Como deve ser feito
Todo o descarte deve ser aprovado pela Comissão de Avaliação de Documentos e Arquivo Comissão de Avaliação e Controle Documental (CACD), que foi criada em agosto de 2006 com o objetivo de acompanhar e propor medidas necessárias à efetiva implementação da Tabela de Temporalidade Documental (TTD). O trabalho da Comissão será constante, pois é necessário atualizar a TTD para registrar as possíveis supressões ou criações de novos documentos, assim como, alterações na estrutura administrativa e o enquadramento de novas funções no Tribunal.