A metodologia que será utilizada no projeto de mapeamento e redesenho dos principais processos de controle externo do Tribunal de Contas Catarinense foi apresentada por consultores da Fundação Getúlio Vargas (FGV) durante um curso realizado nestas terça e quarta-feiras (17 e 18/02), no campus da Universidade do Estado de Santa Catarina no Itacorubi (quadro 1). Cerca de 30 servidores conheceram técnicas e ferramentas para identificação e mapeamento de processos. Segundo uma das ministrantes do curso, Rossana Pavanelli, mestre em Gestão Empresarial, com ênfase em Planejamento Estratégico, pela FGV, as técnicas aprendidas no curso vão ajudar os servidores a desenhar um retrato atual dos processos do Tribunal para identificar pontos de aprimoramento que levem à racionalização desses processos e a melhores resultados. “Para se tornar uma organização por processos é preciso questionar os atuais paradigmas, quebrar o ciclo da tradição e do estabelecido”, explanou.
     Ela coloca que um dos desafios da administração pública é tornar a “máquina” mais enxuta. “Inicialmente a organização é projetada adequadamente. Depois, devido ao volume de trabalho, a particularidades ou a interesses diversos os processos se tornam cada vez mais complexos”, explica.
     Participaram do treinamento os servidores do Tribunal envolvidos diretamente com os trabalhos - o diretor de Planejamento e Projetos Especiais (DPE) Cláudio Cherem; o assessor da Presidência Neimar Paludo; Simone Cunha Faria, Adriana Luz e Moacir Bandeira Ribeiro, que trabalharão exclusivamente no projeto até a sua conclusão; além de servidores dos gabinetes, da Secretaria Geral, da Presidência e da área técnica que atuam com os processos de controle externo e que trabalharão com a equipe já citada também estão sendo treinados.

O projeto
     Na semana passada, consultores da FGV apresentaram ao público interno as linhas gerais do projeto de mapeamento e redesenho dos principais processos de controle externo do TCE. O projeto, que tem por objetivo principal o aperfeiçoamento desses processos, é uma das ações prioritárias do Planejamento Estratégico 2008-2011 e será executado com recursos do Programa de Modernização do Controle Externo de Estados, Distrito Federal e Municípios Brasileiros (Promoex). A FGV foi a vencedora do processo licitatório para prestação dos serviços de consultoria.
     O TCE Catarinense é o segundo Tribunal de Contas do país a iniciar o redesenho – o primeiro foi o Tribunal de Contas da União. O redesenho dos procedimentos de controle externo é um dos subcomponentes do Promoex, que deve ser executado por todos os tribunais de contas que aderiram ao Programa – um total de 30. Com o redesenho, o TCE espera racionalizar os principais processos de controle externo e, conseqüentemente, reduzir o tempo de análise e o julgamento das matérias.
     Esta primeira fase dos trabalhos prevê ainda a identificação dos macroprocessos. Outras cinco etapas estão programadas: o mapeamento dos processos finalísticos; a sugestão de melhoria dos atuais processos de trabalho; a definição da nova estrutura organizacional; a elaboração de manuais de serviços e roteiros de fiscalizações; a implantação dos novos processos organizacionais. A previsão é de que os trabalhos estejam concluídos até o fim deste ano.
     De acordo com o projeto, serão mapeados 14 processos de controle externo (quadro 2) para apresentação de sugestões de melhorias. Segundo o Plano de Ação da FGV, a metodologia do trabalho apóia-se no conceito de gerenciamento de processos empresariais, visando à melhoria das práticas cotidianas.

Quadro 1
O treinamento foi dividido em 4 módulos:

17/02 - das 8h30 às 12h30 - Visão e Organização por Processos de Trabalho (Professora Rossana Pavanelli)
17/02 - das 14h às 18h - Níveis de Desdobramento de Processos (Professora Rossana Pavanelli)
18/02 - das 8h30 às 12h30 - Estruturação do Trabalho de Campo; Principais Etapas; Disseminação; Desempenho de Processos/APT; Consolidação de Conceitos (Professora Rossana Pavanelli)
18/02 - das 14h às 18h - Operação de Software padrão XML para Registro e Análise de Processos (Professor Marco Antonio Accioli, é economista e especialista em Análise de Sistemas pela Universidade do Estado da Bahia)

Quadro 2: Processos de controle externo a serem mapeados e resenhados
1. instrução e apreciação de contas anuais do Estado, prestadas pelo governador;
2. instrução e apreciação de contas anuais dos municípios, prestadas pelos prefeitos;
3. instrução e apreciação de denúncias e representações;
4. instrução e apreciação de exame prévio de editais de licitação;
5. instrução e apreciação para fins de registro de atos de aposentadoria, reforma transferência para a reserva e pensões e de admissão de pessoal;
6. instrução e apreciação da fiscalização de atos e contratos administrativos;
7. instrução e apreciação da fiscalização de órgãos e entidades jurisdicionadas ao TCE, por meio de auditoria, inspeção ou outras formas;
8. instrução e apreciação de pedidos da Assembléia Legislativa;
9. instrução e julgamento de contas anuais de unidades gestoras;
10. instrução e julgamento de agentes públicos responsáveis por dinheiros, bens e valores públicos;
11. instrução e julgamento de tomada de contas especial;
12. instrução e julgamento de prestação de contas de recursos repassados pelo Poder Público estadual e municipal a pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, a qualquer título e por qualquer meio;
13. instrução e julgamento de recursos;
14. instrução e decisão sobre consultas.