Iniciou nesta terça-feira (07/07) a terceira fase do mapeamento e redesenho dos principais processos de controle externo, uma das ações prioritárias previstas no Plano Estratégico 2008-2011 que serão executadas com recursos do Programa de Modernização do Controle Externo de Estados, Distrito Federal e Municípios Brasileiros (Promoex). Até quinta-feira (09/07), serão debatidas e colhidas sugestão de melhoria dos atuais processos de trabalho do Tribunal de Contas de Santa Catarina.
     A equipe da Fundação Getúlio Vargas (FGV) — vencedora do processo licitatório para prestação dos serviços de consultoria — coordena as oficinas de trabalho, nos três dias do encontro, que acontece das 13h às 18h30, no auditório da UNISUL, no centro de Florianópolis. A idéia é proporcionar um ambiente apropriado necessário à elaboração e desenvolvimento dos trabalhos. Esta atividade terá como público-alvo auditores, procuradores e servidores representando todas as unidades envolvidas com as atividades relativas aos processos mapeados do Tribunal de Contas.
     O diretor de Planejamento e Projetos Especiais (DPE), Cláudio Cherem de Abreu, voltou a frisar que “para atingir a sucesso desejado dos trabalhos é essencial o envolvimento de servidores da SEG, DMU, DCE, DAE, DLC, DAP, COG, gabinetes de conselheiros e auditores substitutos de conselheiros e Ministério Público junto ao TCE/SC”.
     “É muito importante à participação de todos do Órgão pela magnitude e complexidade do projeto” salientou o auditor substituto de conselheiro Adircélio de Moraes Ferreira Junior, que supervisiona os trabalhos, junto com outro auditor, Gerson dos Santos Sicca.
     Nessa etapa, os 99 participantes das oficinas foram distribuídos em 5 grupos de trabalho, sendo que cada grupo fará a análise de um tipo de processo por dia. Como serão três dias de discussão, serão apreciados os 15 processos de controle externo que já tinham sido mapeados e redesenhados na 2ª etapa — Identificação e mapeamento dos processos finalísticos. O objetivo da segunda fase do projeto — que aconteceu no início de junho— foi a de mapear todas as atividades desenvolvidas durante a tramitação, desde aquelas normatizadas até as informais. Segundo o Plano de Ação da FGV, a metodologia do trabalho apóia-se no conceito de gerenciamento de processos empresariais, visando à melhoria das práticas cotidianas. Com o redesenho, o TCE espera racionalizar os principais processos de controle externo e, conseqüentemente, reduzir o tempo de análise e o julgamento das matérias.
     Os consultores entregaram a cada grupo o fluxograma com o detalhamento das atividades, matriz SIPOC, matriz de descrição de atividades e matriz de pontos de melhoria, elaborados e validados durante a fase 2 do projeto, além de novos formulários a serem preenchidos durante os trabalhos da oficina com o objetivo de identificar a possibilidade de eliminação de retrabalho, perda de qualidade nas saídas, atividades desnecessárias ou pouco relevantes para alcance dos objetivos estratégicos e da missão do TCE, atrasos, acúmulos de serviços, altos custos, qualidade deficiente, entre outros pontos fracos. A análise, por cada grupo, vai permitir a apresentação de sugestões de melhorias dos atuais processos de trabalho, de forma que estes possam melhor contribuir para o alcance dos objetivos definidos no Plano Estratégico do TCE e da missão da Instituição, privilegiando a utilização de tecnologia de informação, a redução do uso de papéis, o aumento de produtividade, a diminuição de custos e os aspectos inerentes à integração, controle e padronização de processos.
     Ainda nessa terceira fase, os consultores deverão identificar as atividades que não agregam valor na cadeia de cada processo; avaliar a possibilidade de inclusão de novos processos de trabalho; documentar os processos redesenhados; estabelecer sistemas de medição e de apuração de desempenho; e elaborar sistema de classificação de processos, para hierarquização de prioridades e complexidade.
     As oficinas de redesenho estão sendo coordenadas pelos consultores da FGV, entre eles o coordenador do Projeto José Bento Carlos Amaral Junior, e os consultores Adalberto Belluomini, Janaina Stanganelli, Marco Accioli, Nilson Brizoti.
     O evento tem a coordenação logística operacional do Instituto de Contas do TCE.
     O objetivo principal do projeto é reduzir o tempo de análise e julgamento das matérias, proporcionando uma resposta mais rápida à sociedade. A previsão é que o projeto de redesenho seja concluído até o fim de 2009 e que os novos procedimentos comecem a ser adotados já em 2010.
 
Histórico dos trabalhos
02 a 10/02 – elaboração, discussão e aprovação do Plano de Ação
11/02 – palestra de sensibilização dos servidores, com apresentação do projeto
17 e 18/02 – capacitação de servidores para mapeamento de processos
19/02 a 16/03 – identificação dos macroprocessos (atividades estratégicas de extrema importância para o entendimento do funcionamento da instituição; respondem por um resultado específico e têm perfeitamente definidos, e sob sua gestão, os objetivos a serem atendidos e os meios necessários para a obtenção dos resultados)
20/03 a 03/06 – mapeamento dos processos finalísticos (de controle externo) do Tribunal
07/07 a 09/07 – oficinas de redesenho - sugestão de melhoria dos atuais processos de trabalho
 
Primeiras atividades
O quê Quando
Apresentação da equipe da FGV ao TCE Dia 10 de fevereiro.
Sensibilização Dia 11 de fevereiro, às 17 horas.
Treinamento Dias 17 e 18 de fevereiro.

Fases já realizadas do Projeto
Fases Atividades
1.       Sensibilização dos servidores e identificação dos macroprocessos - Apresentação do projeto aos servidores no dia 11 de fevereiro, na sede do Tribunal.
- Realização de treinamento nos dias 17 e 18 de fevereiro.
2.       Identificação e mapeamento dos processos finalísticos
 - Mapeamento e validação dos atuais processos e atividades finalísticas do TCE, nos dias 20/3 a 03/6.
- Apresentação de descrição, entradas e respectivos fornecedores, saídas e respectivos clientes, fluxogramas, indicadores e meios de verificação.
3.       Sugestão de melhoria dos atuais processos - Identificar nos principais processos a possibilidade de eliminação de retrabalho, perda de qualidade nas saídas, atividades desnecessárias ou pouco relevantes para alcance dos objetivos estratégicos e da missão do Tribunal, atrasos, acúmulos de serviços, altos custos, qualidade deficiente, entre outros pontos fracos.
- Apresentar sugestões de melhorias dos atuais processos de trabalho.
- Identificar as atividades que não agregam valor na cadeia de cada processo.
- Avaliar a possibilidade de inclusão de novos processos de trabalho.
- Documentar os processos redesenhados.
- Estabelecer sistemas de medição e de apuração de desempenho.
- Elaborar sistema de classificação de processos.

Fases a serem realizadas do Projeto
Fases Atividades
4.       Definição da nova estrutura organizacional - Definir a nova estrutura organizacional da área fim do Tribunal.
- Definir o respectivo organograma, com base nos processos redesenhados.
- Elaborar a estratégia para o gerenciamento da mudança.
- Desenvolver um plano para implantação da nova estrutura e dos processos de trabalho analisados.
5.       Elaboração de manuais de serviços e roteiros de fiscalizações - Preparar e realizar treinamentos da equipe indicada pela Unidade de Execução Local do Promoex sobre as técnicas e normas.
- Definir e apresentar as diretrizes e estrutura do manual e do roteiro.
6.       Implantação dos novos processos organizacionais - Preparar e conduzir treinamentos para a formação de multiplicadores internos.
- Realizar e acompanhar a implantação da nova estrutura e dos novos métodos de trabalho.

Processos de controle externo a serem mapeados e resenhados

1. instrução e apreciação de contas anuais do Estado, prestadas pelo governador;
2. instrução e apreciação de contas anuais dos municípios, prestadas pelos prefeitos;
3. instrução e apreciação de denúncias e representações;
4. instrução e apreciação de exame prévio de editais de licitação;
5. instrução e apreciação para fins de registro de atos de aposentadoria, reforma transferência para a reserva e pensões e de admissão de pessoal;
6. instrução e apreciação da fiscalização de atos e contratos administrativos;
7. instrução e apreciação da fiscalização de órgãos e entidades jurisdicionadas ao TCE, por meio de auditoria, inspeção ou outras formas;
8. instrução e apreciação de pedidos da Assembléia Legislativa;
9. instrução e julgamento de contas anuais de unidades gestoras;
10. instrução e julgamento de agentes públicos responsáveis por dinheiros, bens e valores públicos;
11. instrução e julgamento de tomada de contas especial;
12. instrução e julgamento de prestação de contas de recursos repassados pelo Poder Público estadual e municipal a pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, a qualquer título e por qualquer meio;
13. instrução e julgamento de recursos;
14. instrução e decisão sobre consultas.
15. monitoramento

Projeto Nacional
O TCE Catarinense é o segundo Tribunal de Contas do país a iniciar o redesenho – o primeiro foi o Tribunal de Contas da União. O redesenho dos procedimentos de controle externo é um dos subcomponentes do Promoex (Programa de Modernização do Controle Externo de Estados, Distrito Federal e Municípios Brasileiros), que deve ser executado por todos os tribunais de contas que aderiram ao Programa – um total de 30. Vale lembrar que, em 2002, a Fundação Instituto de Administração da Universidade de São Paulo (FIA/USP), fez um diagnóstico sobre os trabalhos dos TCs e recomendou às cortes de contas a revisão de seus procedimentos de controle externo.
 O programa é co-financiado com recursos do Banco Interamericano de Desenvolvimento e coordenado pela Associação dos Membros dos Tribunais de Contas do Brasil, pelo Instituto Rui Barbosa – associação civil dos tribunais de contas do país – e a Secretaria de Gestão do Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão.